Fikket blog

Un evento es social por definición. La gente asiste a un evento para conocer a más gente.

Sabiendo esto, acabamos de lanzar una nueva funcionalidad “¿Quién viene?”. Como organizador puedes elegir si quieres mostrar la lista pública de asistentes en la página de registro de tu evento. También puedes elegir mostrar algunos de los datos de los asistentes. Puedes ver un ejemplo en este evento (en inglés): http://fikket.be/betagroup/event/46

¿Tanto para eso? ¡Pues claro! Los asistentes son muy selectivos según quien más asista. Un posible asistente se suscribirá con más facilidad si ve que muchos de sus amigos o de sus contactos ya están suscritos.

¿Cómo se usa? Entra en Fikket con tu cuenta, ve a “mis eventos”, edita uno de ellos y abajo a la derecha puedes elegir mostrar o no la lista pública de asistentes.

¿Qué te parece esta funcionalidad? ¿Se te ocurre alguna otra que añadirías?

1. Menores costes de impresión

Los participantes imprimen sus entradas en casa, cada uno de ellos con un código y un código de barras únicos. Esto implica que no necesitas ni diseñar ni imprimir las entradas.

2. Menos administración

La inscripción tradicional a menudo se lleva a cabo por teléfono, E-mail o fax. Siempre necesitas alguien para atender las llamadas, leer los mails, o procesar los fax. Además, todas las inscripciones tienen que ser registradas en un único archivo, para prevenir el overbooking. Muchas cosas pueden salir mal durante estos procesos administrativos: malentendidos por teléfono, fax ininteligibles, … La venta de tickets online resuelve todos estos inconvenientes y permite que los organizadores dediquen más tiempo a otras tareas. Debido a que la organización de eventos consume normalmente mucho tiempo, este ahorro puede ser muy útil.

3. Sin overbooking

El software de gestión de eventos online a menudo te permite gestionar el aforo de tu evento. Esto evita que vendas más entradas de las que hay disponibles. Una vez que se alcanza la capacidad total del evento, ya no es posible comprar más entradas online. La gestión del aforo sin utilizar la venta online de entradas es normalmente mucho más complicada, ya que necesitas tener en cuenta y unificar todas las ventas (realizadas mediante teléfono, fax, correo, etc.) constantemente. Al mismo tiempo, necesitas comunicar que todas las entradas han sido vendidas … Con el software de gestión de eventos online, puedes incrementar el aforo de tu evento cuando tú quieras.

4. Informes precisos

¿Cuántas entradas vendiste exactamente? ¿Qué ingresos se obtuvieron? La realidad nos enseña que las respuestas no son siempre directas. El software de gestión de eventos online a menudo incluye informes estándar para tratar estas cuestiones (p. ej. entradas vendidas, ingresos, formas de pago, información de los asistentes, etc.). Los informes pueden descargarse en Excel u otro software.

5. Recaudación inmediata de los pagos online

Ya sabes lo que suele ocurrir: los asistentes llaman para reservar entradas, las entradas se reservan, y ¡luego no se presentan! Con la venta de entradas online “obligas” a los asistentes a pagar online. Esto te permite recaudar el dinero inmediatamente y asegurarte de que los asistentes se presentarán. Por otro lado, ya no necesitarás controlar todas las transacciones; el ordenador lo hace por ti.

6. Imagen profesional

Hoy en día, ya no se reservan por teléfono los billetes de avión. Los clientes simplemente esperan que las compañías aéreas tengan un sistema de reserva online. Es una herramienta necesaria para mantener el negocio. Es de esperar la misma evolución en teatros, cursos, seminarios, conciertos, eventos deportivos, etc. Una organización con venta de tickets y promoción online proporciona una imagen joven, dinámica y profesional.

7. Tienes una segunda oportunidad (y una tercera, cuarta …)

Una vez que las entradas se han imprimido no puedes cambiar el precio de las mismas. Cuando tus 500 folletos o carteles se han imprimido, ya no puedes corregir posibles errores. Online, sin embargo, nada es definitivo. Puedes, en cualquier momento, cambiar precios, aumentar el aforo, corregir errores ortográficos, cambiar la dirección, etc. Además, a través de la venta online, obtienes los email de todos los asistentes, de modo que puedes comunicarles los cambios importantes.

8. No necesitas ser ni diseñador ni programador web

El software de gestión de eventos online es claro y simple, lo que significa que puedes publicar tu evento online y establecer tu página de venta en un par de minutos. Puedes empezar a promocionar tu evento mediante Twitter, Facebook, LinkedIn o E-mail. Todo esto sin programar ni una sola línea de código. También, los sistemas de gestión de eventos online a menudo proporcionan la opción de integrar el software en tu propio sitio web. ¡El software es fácil de utilizar para todos!

9. Publicidad viral online

En comparación a los métodos tradicionales de promoción (p. ej. carteles en la calle), la promoción online tiene muchas ventajas. La publicidad viral es el efecto de expansión de tu sitio web en internet; la gente se cuenta (online), de una a otra persona, que acuda a tu evento. ¡Este tipo de publicidad puede expandirse muy rápido! Lee el siguiente artículo acerca de la publicidad viral en eventos y como funciona.

Según tu opinión, ¿cuáles son las ventajas de la gestión de eventos online?

¿Cómo beneficia la publicidad viral a tu evento?

La gripe Mexicana se expande exponencialmente. Un chico contagia a 2 amigos (1+2=3). Estos a su vez contagian a otros dos amigos (3+6=9). Estos 9 por su parte, contagian cada uno de ellos a otros 2 amigos (9+18=27). ¡Después de 13 series de contagio tenemos unos 531.441 amigos infectados por el virus! Si hacemos un gráfico sería más o menos así:

Se trata de un modelo de crecimiento exponencial. El crecimiento se incrementa más y más rápido. Seth Godin (guru del marketing) ha hablado mucho acerca de este tema.

¿Qué es lo interesante para ti?: ¡El crecimiento de la venta de tickets en un evento puede ajustarse al mismo patrón! La gente puede encontrar tu evento tan apasionante que comience a hablar de ello, sin más, gratuitamente.

Imagínate a ti mismo: te topas con la página web de un evento que te resulta atractivo. Además, dicha página está genial. Los intérpretes del más alto nivel. Y la suscripción es fácil y online… ¡todo pinta fenomenal!

En este caso, la gente que está interesada, probablemente también pedirá a sus amigos que vayan. Los eventos son acontecimientos sociales. Además, cuando sabes que algunos de tus amigos también van, más convencido estás. El convencer a tus amigos para acudir a un evento será mucho más fácil que en el caso de un póster o cualquier otro tipo de publicidad. Esos amigos podrían, en su momento, invitar a algunos de sus propios amigos, etc. Las suscripciones crecen exponencialmente.

¡Este tipo de marketing es completamente gratuito! Y es “real”. No se trata de ningún tipo de anuncio que levanta sospechas, sino de tu propio amigo diciéndote que va a un evento porque es realmente genial, así que no lo consideras un truco comercial, es publicidad auténtica. Cuando escuches lo mismo por parte de distintos amigos, más convencido estarás: yo quiero ir también.

¡El sueño de cualquier organizador! A pesar del hecho de que el boca a boca funcione por sí solo, tienes que conseguir que la noticia salga ahí fuera. ¿Cómo puedes conseguir que la gente hable de tu evento?

• ¡Tienes que ser diferente! Da a la gente algo de lo que hablar (un lugar inusual, un póster especial, un nombre extraño, se “misterioso” acerca de algo, se divertido, cuelga un trailer en Youtube …). No conseguirás que la gente se entusiasme y hable de tu evento si no tiene nada fuera de lo normal. Un evento bien organizado no es suficiente… ¡Tiene que ser diferente, extraordinario!

• Facilita el boca a boca. La gente normalmente no se esfuerza demasiado cuando no se trata de su propio beneficio. Fikket proporciona un botón “share” para cada evento, mediante el cual puedes compartir fácilmente el evento con otras personas en más de 150 redes sociales.

Por último: Fikket, la herramienta fácil para publicar, promocionar y vender tu evento; cuenta contigo para lograr un crecimiento exponencial de Fikket. ¡Si te gusta Fikket, difunde la noticia!

La organización de un evento puede resultar muy compleja. A menudo supone semanas, meses, o incluso años de preparación, trabajo duro, información, planificación, brainstorming, venta de tickets, publicidad, … Y al final, como resultado de todo este trabajo se obtiene un evento de un par de horas de duración (o quizá algunos días). Sólo tienes una oportunidad, así que es mejor que estés preparado: 11 consejos para ayudarte a organizar un evento.

1) Define tus objetivos

Este es el primer paso a dar, independientemente del tipo de evento. Esto te ayudará a crear un presupuesto, definir quién se encargará de la organización, cuántos invitados, … Sin tener claro los objetivos, pronto podrías perderte y trabajar en aspectos nada relevantes para tu evento.

2) Haz publicidad (viral) de tu evento

No importa lo genial que sea tu evento, si no llegas al público que tienes como objetivo, se plantea un pequeño problema. Utiliza los medios digitales adecuados para tu evento: usa LinkedIn para reuniones de negocios, Facebook para eventos sociales, etc. No te olvides de Twitter.

El publicar tu evento en redes sociales te da la ventaja de la publicidad viral gratuita: exactamente igual que un virus puede expanderse muy rápido, un link puede hacerlo en internet. ¡Saca provecho de esta publicidad gratuita!

3) Piensa siempre en nuestro amigo Murphy

Un organizador de eventos eficiente tiene en cuenta todo aquello que podría ir mal durante su evento. Condiciones atmosféricas, problemas con los actos, la comida, la seguridad etc. Prepara planes de emergencia para lidiar con ese tipo de inconvenientes. Aunque otros tuvieran la culpa, la gente te haría responsable a ti.

4) El conocimiento es poder

Para conseguir que un evento tenga éxito, es crucial poseer todo el conocimiento necesario para ello. El conocimiento y las aptitudes varían de un evento a otro: las reuniones de empresa implican ciertos protocolos y procedimientos, los conciertos requieren facilidades logísticas. Ponte en contacto con gente que ya haya organizado tales tipos de eventos, y sigue las últimas tendencias.

5) La comida es importante

A menudo en los eventos se ofrece una comida o un aperitivo. El impacto logístico de este servicio es normalmente alto, pero un nivel mínimo de planificación puede evitar problemas.

6) El presupuesto

Un presupuesto estructurado te ayuda a controlar los gastos, te dice qué te puedes permitir, facilita los informes, …

Los ingresos de las ventas de tickets son a menudo difíciles de controlar para las organizaciones menos profesionales. Asegúrate de que tienes un sistema claro y estable para comprobar y recaudar el dinero.

7) La seguridad

Esta cuestión no necesita muchas más explicaciones. Asegúrate de que las salidas de emergencia se encuentran correctamente indicadas. No superes el aforo del local. Para mayores eventos: contrata personal cualificado y asistencia médica. Como organizador tú eres el responsable de la seguridad, así que prepárate.

El lugar

Elige el lugar adecuado: asegúrate de que tienes suficientes localidades, un bar y una cocina, servicios, aire acondicionado, … ¿Se adecúa el lugar a tu evento? ¿Es fácil llegar mediante transporte público o con coche? ¿Existe suficiente lugar para aparcar? ¿Y qué hay de las instalaciones tecnológicas (luz, sonido, …)? También debes ser consciente de que los participantes prefieren los lugares de fácil acceso en las grandes ciudades, lo que a la vez mejora la apariencia de tu evento.

9) La evaluación

Dedica el tiempo suficiente, justo después del evento, para realizar una evaluación. ¿Dónde se alcanzaron los objetivos? ¿Qué fue bien y qué fue mal? ¿Hubo suficientes asistentes? ¿Cuál fue el feedback? Si las cosas salieron mal, pregúntate por qué: quizá no acudieron suficientes participantes porque la promoción no tuvo éxito, o porque el lugar estaba demasiado lejos.

10) ¡Usa Fikket para promocionar tu evento online, y recibe las reservas y los pagos eficientemente!

11) Consejo extra:

¡Si de verdad quieres tener éxito, contrata a este pequeño imitador de Michael Jackson!